Email-Signatur: Wichtige Elemente, Designtipps und Anleitungen zum Erstellen

Jede gesendete Email ist ein Ausdruck Ihrer beruflichen Identität und Ihre E-Mail-Signatur ist Ihre virtuelle Visitenkarte.

Die Auswahl zwischen eleganten und minimalistischen bis hin zu mutigen und multimedialen Optionen kann jedoch überwältigend sein.

Aus diesem Grund werden in diesem Leitfaden die verschiedenen verfügbaren Typen untersucht, Tipps zur Auswahl der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Signaturen gegeben und Schritte zur Erstellung von Signaturen beschrieben, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Außerdem erhalten Sie Top-Beispiele, die Ihnen helfen, in verschiedenen Branchen Glaubwürdigkeit aufzubauen und die Antworten Ihrer Leads zu steigern!

Email-Signaturgenerator

Wenn Sie sofort eine E-Mail-Signatur erstellen möchten, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, können Sie diesen kostenlosen Generator verwenden:

Was ist eine E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur ist ein Textblock, der automatisch am Ende einer E-Mail-Nachricht erscheint.

Es enthält in der Regel die Kontaktinformationen des Absenders, wie z. B. den vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung, den Firmennamen, die Telefonnummer und die Website.

Darüber hinaus kann es zusätzliche Elemente wie Links zu Social-Media-Profilen oder Werbebannern eines Unternehmens enthalten, auf die wir in diesem Artikel eingehen werden.

Warum benötigen Sie eine E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen sind in der professionellen Kommunikation wichtig, da sie mühelos Glaubwürdigkeit und Professionalität steigern.

Sie optimieren die Kommunikation und stärken die Markenidentität, indem sie wichtige Kontaktdaten und Markenelemente enthalten.

Darüber hinaus stellen sie bei Bedarf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, minimieren Risiken und stellen die Einhaltung der Vorschriften sicher.

E-Mail-Signaturen dienen als Ihre digitale Visitenkarte und hinterlassen ohne großen Aufwand einen bleibenden Eindruck.

Was muss in die E-Mail-Signatur aufgenommen werden

Die Entscheidung, wie viele Elemente in Ihre E-Mail-Signatur aufgenommen werden sollen, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Ihren persönlichen Vorlieben, beruflichen Anforderungen und den Erwartungen Ihrer Zielgruppe.

Hier sind einige der sich am häufigsten wiederholenden Schlüsselelemente in E-Mail-Signaturen:

• Vollständiger Name
• Berufsbezeichnung
• Name des Unternehmens

Wenn Sie es den Empfängern so einfach wie möglich machen möchten, Sie zu erreichen, können Sie Kontaktinformationen hinzufügen, z. B.:

• Kontakttelefon mit internationaler Vorwahl
• Adresse — falls es sich um ein lokales Geschäft/Service handelt

Fügen Sie keine Kontaktdaten hinzu, auf die Sie keinen Einfluss haben (z. B. einen Anrufdienst eines Drittanbieters).

Um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen, kannst du auch Links zu Inhalten und Berufsprofilen erstellen, wie zum Beispiel:

• Offizielle Website
• Links zu sozialen Netzwerken

Sie sollten immer nur Links zu etwas hinzufügen, das Sie für die Empfänger als wertvoll erachten.

Je nach Ihren Vorlieben können Sie auch Folgendes hinzufügen:

• Rechtliche Haftungsausschlüsse
• Ihr Foto/Firmenlogo
• Kurzer professioneller Slogan oder CTA

5 Tipps für die Gestaltung einer effektiven E-Mail-Signatur

1. Verwenden Sie hochauflösendes Bildmaterial

Verwenden Sie klare und hochwertige Logos oder Headshots. Die ideale Größe ist etwa 300-400 Pixel breit.

Sie können die Ladezeit verkürzen, indem Sie sie mit Tools wie Adobe Photoshop, GIMP oder kostenlosen Online-Tools wie TinyPNG oder Compressor.io komprimieren

2. Verwenden Sie ein Farbschema

Wählen Sie 2-3 Farben (nicht mehr), die Ihre Marke widerspiegeln und aus Gründen der Lesbarkeit einen starken Kontrast aufweisen.

Bei der Auswahl Ihrer Palette können Sie Colors oder Adobe Color ausprobieren.

In der Colors-Oberfläche können Sie beispielsweise aus vorhandenen Paletten auswählen oder Ihre eigenen erstellen.

3. Text leicht lesbar machen

Stellen Sie sicher, dass die Schriftarten, die Sie in Ihrer Signatur verwenden, leicht zu scannen sind und professionell aussehen.

Die Verwendung von Schriften wie Arial oder Helvetica ist immer eine sichere Wahl.

Achten Sie auch auf die Abstände zwischen den Inhalten, um ein übersichtliches Erscheinungsbild zu vermeiden.

4. Achte auf das Layout

Die Reihenfolge, in der Sie Informationen anzeigen, ist entscheidend, wenn potenzielle Kunden Ihre Unterschrift scannen.

Der richtige Ansatz wäre, den Vornamen, den Titel und den Rest als Schlüsselinformationen hervorzuheben.

Mit Tools wie Canva oder Adobe Spark können Sie nach Layoutideen suchen.

5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Design mobilfreundlich ist

Da viele Menschen E-Mails auf ihren Handys lesen, müssen Sie die Reaktionsfähigkeit mit Tools wie Email on Acid oder Litmus testen.

Zwei Arten von E-Mail-Signaturen

1. Bilddesigns (JPEG oder PNG)

Feste Bildsignaturen können einprägsamer, aber auch weniger flexibel sein. Sie sind einfach zu erstellen, reagieren aber nicht auf verschiedenen Geräten, und der Text ist nicht auswählbar.

2. HTML

Auf der anderen Seite bieten HTML-Designs dynamische, anpassbare Optionen mit responsiven Layouts und anklickbaren Links.

Sie erfordern jedoch HTML-Kenntnisse, werden möglicherweise in allen E-Mail-Clients inkonsistent angezeigt und sind mit potenziellen Sicherheitseinschränkungen konfrontiert.

So erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur

Wie erstelle ich eine HTML-Signatur?

Einige der einfachsten Möglichkeiten, Ihre HTML-E-Mail-Signatur zu erstellen, sind:

1. Der kostenlose Signaturgenerator von lemlist‍

a. Wählen Sie Ihre Vorlage

b. Fügen Sie Informationen hinzu, die Sie anzeigen möchten

c. Exportiere deine Signatur

2. Chatte GPT-4 mit dieser Aufforderung:

Hallo GPT, könntest du mir helfen, eine E-Mail-Signatur zu erstellen? Ich brauche es, um Folgendes zu enthalten:

Name: [Dein Name]
Berufsbezeichnung: [Ihre Berufsbezeichnung]
Link zu meinem Portfolio: [URL Ihres Portfolios]
Ein Bild von meinem Gesicht: [Bitte geben Sie eine URL zu Ihrem Bild an oder beschreiben Sie das Bild, das Sie verwenden möchten]

Fühlen Sie sich frei, Ihrer Aufforderung beschreibende Elemente wie „weißer Hintergrund“ und „professionell“ usw. hinzuzufügen.

Wie erstelle ich eine Bildsignatur?

Um ein Bild mit Ihrer Signatur zu erstellen, empfehlen wir die Verwendung von:

1. Grafikdesign-Software – Verwenden Sie Tools wie Adobe Photoshop oder GIMP und greifen Sie auf integrierte Vorlagen für ein schnelles Design zurück.
2. Kostenlose Online-Tools – Testen Sie Canva für einfach zu replizierende Vorlagen.

So fügen Sie Ihre Signatur in Ihrem E-Mail-Anbieter hinzu (oder gestalten) sie

Wie erstelle ich eine Signatur mit Microsoft Outlook (Desktop-Anwendung)?

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.

2. Klicken Sie im Tab „Konten“ auf „Signaturen“.

Signatur entwerfen:

3. Klicken Sie auf „Neue Signatur“ und geben Sie ihr einen Namen.

4. Verwenden Sie den integrierten Editor, um Ihren Text zu formatieren, Links hinzuzufügen und Bilder einzufügen.

Hinzufügen von externen Designs:

5. Für HTML: Kopieren Sie Ihren HTML-Code und fügen Sie ihn direkt in den Bearbeitungsbereich ein.

6. Für Bilder: Verwenden Sie das Werkzeug zum Einfügen von Bildern im Editor, um Ihre Bilddatei hinzuzufügen.

Speichern und Anwenden:

7. Klicken Sie auf „Speichern“ und legen Sie es als Standard für neue E-Mails und/oder Antworten/Weiterleitungen fest.

Wie erstelle ich eine Signatur mit Gmail?

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“.

2. Gehen Sie zur Registerkarte „Allgemein“ und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Signatur“.

Signatur entwerfen:

3. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ und verwenden Sie den Rich-Text-Editor, um Text zu formatieren, Links und Bilder einzufügen.

Hinzufügen von externen Designs:

4. Für HTML: Konvertiere deinen HTML-Code in Rich-Text und füge ihn ein.

5. Für Bilder: Klicken Sie auf das Bildsymbol in der Werkzeugleiste, um Ihr Bild hochzuladen.

Speichern und Anwenden:

6. Klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

Wie erstelle ich eine Signatur mit Apple Mail?

1. Öffnen Sie Apple Mail, gehen Sie in der Menüleiste zu „Mail“ und wählen Sie „Einstellungen“.

2. Klicken Sie auf den Tab „Signaturen“.

Signatur entwerfen:

3. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um eine neue Signatur zu erstellen.

4. Designen Sie direkt in der mitgelieferten Box.

Hinzufügen von externen Designs:

5. Für HTML: Entwerfen Sie das Design in einem separaten Editor, kopieren Sie dann den HTML-Code und fügen Sie ihn direkt ein.

6. Für Bilder: Ziehen Sie das Bild per Drag & Drop in das Signaturfeld.

Signatur anwenden:

7. Ziehen Sie Ihre Signatur auf das gewünschte E-Mail-Konto.

Wie erstelle ich eine Signatur mit Outlook.com?

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol > „E-Mail“ > „Verfassen und antworten“.

Signatur entwerfen:

2. Verwenden Sie das Textfeld und die Tools zum Entwerfen.

Hinzufügen von externen Designs:

3. Für HTML: HTML in Rich-Text konvertieren und einfügen.

4. Für Bilder: Laden Sie sie mit dem Bildtool hoch.

Speichern und Anwenden:

5. Markieren Sie die entsprechenden Kästchen und speichern Sie.

Wie erstelle ich eine Signatur mit Thunderbird?

Zugriff auf Signatureinstellungen:

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol im Menü.

2. Gehen Sie zu „Tools“ > „Kontoeinstellungen“ > „Signaturtext“.

Signatur entwerfen:

3. Fügen Sie Ihr Design (Text/HTML/Bild) in das Feld ein – es wird als HTML-Code angezeigt.

Signatur anwenden:

4. Sie müssen nicht speichern, Ihre neue Signatur wird automatisch angewendet.

Gute Beispiele für E-Mail-Signaturen

1. Kalte E-Mail-Signaturen

Mit kalten E-Mails möchten Sie Glaubwürdigkeit aufbauen, ohne zu verkaufsstark auszusehen oder so zu sein, als wäre Ihre E-Mail ein Marketing-Newsletter.

Hier sind vier E-Mail-Signaturen für den Vertrieb, die in einer unserer Studien die höchsten Klickraten unter allen Cold-E-Mail-Kampagnen erzielten.

Das Essen zum Mitnehmen? Halten Sie es kurz und fügen Sie bei Bedarf hilfreiche Links hinzu.

2. E-Mail-Signaturen vernetzen

Wenn Sie Netzwerk-E-Mails versenden, sollte das Ziel Ihrer Signatur darin bestehen, dass die Leute Sie kennenlernen.

In diesem Fall können Sie etwas Persönlichkeit einbringen, um den Aufbau einer Beziehung auszulösen.

Hier sind einige einprägsame Ideen, um deine Signatur zu personalisieren:

• Fügen Sie einen QR-Code hinzu, der auf eine interessante Tatsache, eine persönliche Leistung oder eine wertvolle Ressource verweist.
• Ein skurriler Hobbyhinweis wie „Marketing Maestro by Day, World’s Okayest Chef by Night“
• Ein persönliches Motto wie „Finde Wert in jedem Nein, Treibstoff für das Ja“.

3. Professionelle/geschäftliche E-Mail-Signaturen

In diesem Fall besteht das Ziel Ihrer Signatur darin, die Kultur Ihres Unternehmens zu verkörpern.

Einige Ideen, um auch mit ausschließlich firmeneigenen Signaturen aufzufallen:

• Probieren Sie festliche Variationen aus: Erstellen Sie eine doppelte Signatur mit ein oder zwei Weihnachtselementen, zu der Ihre Mitarbeiter wechseln können, sobald der Dezember kommt.
• Abteilungen differenzieren: Ändere die Farben, Symbole oder andere Elemente deiner Signatur, um verschiedene Abteilungen darzustellen.

4. E-Mail-Signaturen in der Kreativbranche

Das Ziel Ihrer Unterschrift in einer kreativen Umgebung ist es, Ihren kreativen Vorsprung unter Beweis zu stellen.

Kreative Ideen:

• Signatur-Kunstwerk: Fügen Sie ein kleines Stück Ihres Kunstwerks oder Designs hinzu.
• Kreative Typografie: Experimentieren Sie mit Typografie, die Ihre Designfähigkeiten unter Beweis stellt.
• Animiertes Element: Stellen Sie sich ein subtiles, geschmackvolles animiertes GIF vor.

5. E-Mail-Signaturen für Freelancer/Berater

Ihr Ziel ist es, den Wert, den Sie einbringen, auf subtile und ansprechende Weise zu vermarkten.

Idee zur Personalisierung:

• Ansprechender Videogruß: Ein Link zu einem Video, in dem Sie Ihre Persönlichkeit und Dienstleistungen präsentieren.

6. Signatur des Kundendiensts/Kundensupports

Das Ziel Ihrer Unterschrift bei der Arbeit in Support-Abteilungen ist es, die hilfreichsten Informationen an einer Stelle bereitzustellen.

Signaturelemente, die Folgendes unterstützen:

• Fügen Sie Ihre Supportzeiten hinzu (z. B. „9 Uhr bis 18 Uhr, Mo-Fr“)
• Fügen Sie einen Link zur Wissensdatenbank oder eine andere hilfreiche Unternehmensressource hinzu.
• Fügen Sie einen Notfallkontaktlink hinzu.

Häufig gestellte Fragen

Wie füge ich meiner E-Mail-Signatur anklickbare Social-Media-Symbole hinzu?

Laden Sie hochwertige Symbole herunter, um Ihrer E-Mail-Signatur anklickbare Social-Media-Symbole hinzuzufügen.

Fügen Sie dann diese Symbole als Bilder in Ihren E-Mail-Signatur-Editor ein (z. B. Der kostenlose Signaturgenerator von lemlist).

Nachdem Sie jedes Symbol eingefügt haben, verknüpfen Sie es mit Ihren Social-Media-Profilen.

Testen Sie abschließend Ihre Signatur, um sicherzustellen, dass die Symbole anklickbar sind und zu den richtigen Profilen führen.

Kann ich meiner E-Mail-Signatur einen Aufruf zum Handeln hinzufügen?

Ja! Fügen Sie einen kurzen, ansprechenden Aufruf zum Handeln hinzu, z. B. die Einladung von Kontakten, Sie zu einem Chat über eine Lemcal verlinken oder besuchen Sie Ihre Website.

Gibt es ein bestimmtes Format, das ich bei der Erstellung einer E-Mail-Signatur beachten sollte?

Geben Sie in der Regel Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen und optional zusätzliche Kontaktinformationen, ein Logo oder ein Foto an.

Gibt es gesetzliche Anforderungen für E-Mail-Signaturen?

Das ist je nach Branche und Region unterschiedlich. Für einige Berufe sind spezielle Haftungsausschlüsse oder behördliche Angaben erforderlich.

Aus diesem Grund ist es wichtig, immer die relevanten rechtlichen Richtlinien in Ihrer Nähe zu überprüfen.

Fazit

Jetzt haben Sie alles, was Sie benötigen, um Ihre perfekte E-Mail-Signatur zu erstellen und die Online-Kommunikation nachhaltig zu beeinflussen.

Und denken Sie daran, Klarheit ist der Schlüssel. Egal, ob Sie sich für ein minimalistisches oder etwas Visuelleres entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Elemente den Empfängern einen Mehrwert bieten.

Bleiben Sie auch über Updates und Änderungen der E-Mail-Client-Kompatibilität auf dem Laufenden.

E-Mail-Clients können ihre Rendering-Engines aktualisieren, was sich auf die Anzeige von Signaturen auswirken kann.

Um die Kompatibilität mit den neuesten Versionen von E-Mail-Clients aufrechtzuerhalten, sollten Sie Ihre Signaturen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren!

Mihaela Cicvaric

Content Marketing Manager @ lempire | Sharing everything you need to get replies to your cold emails