Les chiffres montrent que 91 % des entreprises de plus de 11 employés utilisent un CRM.
Ses avantages sont nombreux pour toute entreprise B2B. Un outil CRM renforce les relations avec les clients, automatise les flux de travail, fournit des données exploitables, améliore la collaboration, gère le pipeline de ventes, etc.
Mais il y a un hic. Un CRM n’augmentera pas vos revenus à lui seul !
Cela dépend de votre stratégie CRM et de votre usages des données CRM.
Mais il y a un autre hic… Environ 30 % des données CRM deviennent obsolètes au bout d’un an. C’est pourquoi la mise à jour des données CRM est primordiale.
Découvrez tout ce dont vous devez savoir pour maintenir vos données CRM à jour, ainsi que les principales procédures de mise à jour que vous devez suivre régulièrement.
Qu’est-ce que la mise à jour des données CRM ?
La mise à jour des données CRM est le processus continu de gestion et de mise à jour des données au sein d’un système de gestion de la relation client (CRM).
Il s’agit notamment de s’assurer que les informations sur les clients sont exactes, complètes et à jour, de supprimer les doublons, de corriger les erreurs et de vérifier périodiquement l’intégrité des données.
Une maintenance efficace des données CRM garantit la fiabilité du système CRM pour une prise de décision éclairée et une interaction efficace avec les clients.
Pourquoi la mise à jour des données CRM est-elle importante ?
Pour faire simple, la mise à jour des données CRM est cruciale car elle garantit que les informations clients de votre système CRM sont exactes, complètes et à jour.
Cette fiabilité des données vous permet d’atteindre de nombreux objectifs :
- Améliorez les relations avec les clients : Des données précises permettent une communication personnalisée et efficace avec les clients, améliorant ainsi leur expérience et leur satisfaction.
- Augmentez l’efficacité des ventes : Les équipes commerciales peuvent s’appuyer sur des informations actualisées pour concentrer leurs efforts sur les prospects qualifiés, réduisant ainsi le temps perdu et améliorant les taux de conversion.
- Améliorez les campagnes marketing : Des données propres et segmentées permettent des efforts marketing plus ciblés et plus efficaces, augmentant ainsi le retour sur investissement.
- Favoriser la prise de décisions éclairées : Les managers et les chefs d’entreprise peuvent prendre de meilleures décisions stratégiques sur la base de données fiables et complètes.
- Réduisez les coûts opérationnels : Le maintien de données propres permet d’éviter les erreurs et les processus inutiles, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts associés à la correction des données et aux opportunités manquées.
Essentiellement, la mise à jour des données CRM a un impact direct sur l’efficacité de vos opérations liées à la clientèle. Cela se traduit par de meilleurs résultats commerciaux.
Les 5 étapes clés pour la mise à jour de vos données CRM
Lucas Perret, directeur des opérations commerciales chez lemlist, rationalise les processus de revenus et stimule la croissance quotidienne grâce à l’automatisation des technologies et des flux de travail.
Lucas a décrit les procédures les plus importantes qu’il suit pour s’assurer que ses données CRM sont à jour.
Lucas explique que les données CRM se dégradent rapidement : « Les gens changent d’entreprise et de poste. Environ 30 % des données CRM deviennent obsolètes au bout d’un an. »
Mise à jour des données CRM : le plan d’action en 5 étapes
Étape 1 : Mettez en place un processus pour éviter les doublons lors de l’importation
« Utilisez un mail ou une URL LinkedIn comme identifiant unique pour le contact. Et l’URL LinkedIn du domaine et de l’entreprise pour les entreprises. »
« Normalisez le format de domaine pour éviter les doublons, comme lemlist.com et https://www.lemlist.com », a ajouté Lucas.
Il recommande de formater tous les domaines dans ce format « {domain} ». {tld} ‘.
Étape 2 : N’hésitez pas à supprimer les anciennes données
« Si un prospect n’a pas été utilisé depuis plus d’un an et qu’il n’y a aucune interaction avec un vendeur, vous pouvez le supprimer de votre CRM », assure Lucas.
Étape 3 : Vérifiez les adresses mail avant la diffusion
« Si vous prospectez une liste de contacts CRM », explique Lucas, « assurez-vous de vérifier leur adresse e-mail avant d’envoyer la séquence. Vous pouvez le faire de manière native en utilisant lemlist. »
Étape 4 : Créez un rapport pour vous assurer que l’équipe commerciale complète tous les champs.
« Habituellement, les équipes commerciales doivent renseigner des informations sur leurs prospects. Comme la pile d’outils qu’ils utilisent actuellement, les difficultés qu’ils rencontrent, etc. »
Selon Lucas, la meilleure façon de s’assurer que tous les champs sont remplis est de créer un tableau de bord qui affiche les enregistrements dont les données ne sont pas correctement remplies.
« Le responsable peut le vérifier chaque semaine et s’assurer que chaque représentant ajoute les informations », a-t-il déclaré.
Étape 5 : Automatisez les processus.
Selon Lucas, les étapes manuelles peuvent entraîner des erreurs.
« Vous devez toujours automatiser autant que possible pour éviter le risque d’erreur humaine. Voici ce que nous automatisons chez lemlist :
- Enrichissement : nous obtenons automatiquement des informations telles que la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, etc.
- Prise de rendez-vous
- Création d’une offre
- Achèvement de la source de plomb
- Importation de contacts
- Surveillez les changements de poste. »
Négliger la mise à jour des données CRM entraîne une perte de revenus
Si les entreprises négligent la maintenance de leurs données CRM, certains signes indiqueront que vos données CRM ne sont pas en bon état.
Lucas a énuméré certains des signes avant-coureurs les plus importants à surveiller :
- De nombreuses données obsolètes
- Taux de rebond élevé
- Beaucoup de doublons
- Rapports inexacts
« Ils entraînent des inefficacités et des pertes de revenus », a conclu Lucas.
Mise à jour des données CRM : principaux avantages
La mise à jour régulière des données de votre CRM vous offre une liste d’avantages :
1. Le nettoyage des données garantit que les communications avec les clients ne sont pas dupliquées et les efforts de vente sont rationalisés.
Analyser régulièrement la base de données CRM pour détecter les entrées dupliquées du même client et les fusionner en un seul enregistrement pour éviter toute redondance.
2. La validation des données permet de maintenir efficacité des canaux de communication et évite les erreurs lors de la prise de contact avec les clients.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être vérifier que les numéros de téléphone saisis suivent un format spécifique (y compris les codes de pays, par exemple) et que les adresses mail sont correctement formatées et appartiennent à des domaines valides.
3. L’enrichissement des données fournit plus vision globale du client, permettant un marketing et un service personnalisés.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter et mettre à jour des informations supplémentaires dans les profils des clients.
Cela peut inclure des identifiants de réseaux sociaux, l’historique des achats ou des informations démographiques recueillies à partir de dossiers publics ou d’enquêtes.
4. Des mises à jour régulières permettent de conserver toutes les informations de contact dans votre CRM à jour.
Ils garantissent l’efficacité des communications et réduisent les e-mails renvoyés et les échecs de livraison.
Des mesures simples, telles que la mise à jour des adresses des clients après leur déménagement ou la modification des coordonnées lorsqu’ils changent de numéro de téléphone ou d’un mail, peuvent changer la donne en matière de lead nurturing.
5. La segmentation des données contribue à ciblage d’un client spécifique groupes proposant des campagnes marketing ou des stratégies de vente personnalisées.
Vous pouvez classer tous vos clients en fonction de critères spécifiques tels que le comportement d’achat, la situation géographique ou le niveau d’engagement dans votre CRM.
6. La gestion des contacts inactifs vous permettra de conserver base de données CRM exploitable.
Cela vous permettra de vous concentrer sur des clients engagés et actifs, en vous assurant de ne pas perdre de temps et d’efforts là où vous n’en avez pas besoin.
Cela permettra d’améliorer l’efficacité globale et les performances commerciales.
7. Automatiser les flux de travail dans votre CRM réduit tous les efforts manuels et veille à ce que les tâches de maintenance des données soient exécutées de manière cohérente.
Pensez à mettre en place des règles automatisées dans votre CRM pour signaler les enregistrements incomplets ou envoyer des rappels en cas d’informations manquantes.
8. Les audits et les examens réguliers aident à identifier tendances à long terme ou problèmes récurrents dans les pratiques de saisie de données, permettant des améliorations stratégiques.
Les contrôles d’intégrité des données vous aideront à identifier et à corriger les incohérences dans les données de vos clients.
Grâce aux procédures habituelles de maintenance des données CRM, les entreprises maintiendront la qualité et la fiabilité de leurs données CRM.
À terme, cela permettra d’améliorer les interactions avec les clients et de prendre des décisions commerciales plus éclairées.
Conclusion
La mise à jour des données CRM est cruciale pour une utilisation réussie d’un système CRM, en garantissant que les informations sur les clients sont exactes, complètes et à jour.
Ce processus a un impact sur les relations clients, l’efficacité des ventes, l’efficacité du marketing, la prise de décision et les coûts opérationnels.
Cela implique de supprimer les doublons et de fusionner les enregistrements afin de rationaliser les communications, de garantir des formats corrects pour les numéros de téléphone et les adresses mail, et d’ajouter des informations supplémentaires telles que les identifiants de réseaux sociaux et l’historique des achats.
Une mise à jour efficace des données CRM permet d’améliorer les interactions avec les clients et de prendre de meilleures décisions commerciales, améliorant ainsi les performances globales de l’entreprise.
