Est-ce légal d'envoyer un mail à une personne qui ne nous connait pas ?
Rassurez-vous, même les cold emailers avertis se sont déjà posé la question.
Une croyance populaire perdure : le cold email ne serait pas conforme au RGPD.
En France, le RGPD est mis en application par la CNIL. Il s'agit d'une loi Européenne visant à protéger les données et la vie privée des citoyens européens.
Bien sûr, le RGPD encadre la prospection par mail et l'envoi des cold emails en B2B.
Découvrez comment la CNIL encadre la prospection par mail, ainsi que toutes les informations indispensables pour prospecter l'esprit tranquille !
Qu'est-ce que le RGPD ?
L'acronyme RGPD signifie Règlementation Générale sur la Protection des Données.
Il s'agit d'un règlement de l'Union européenne (UE) qui régit la manière dont les données personnelles des citoyens de l'UE sont collectées, utilisées et protégées par les organisations opérant au sein de l'UE ou ciblant des individus dans l'UE.
Le RGPD définit des obligations pour les entreprises en matière de traitement des données à caractère personnel.
Ce que vous devez savoir sur le RGPD :
- Le respect de la vie privée de chacun : le principe fondamental du RGPD est de permettre aux citoyens européens de contrôler le traitement de leurs données personelles. Il leur accorde des droits d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation du traitement de leurs données.
- Un champ d'application large : le GDPR s'applique à toute organisation traitant des données personnelles de citoyens de l'UE, quelle que soit sa localisation. Même les entreprises situées en dehors de l'UE doivent s'y conformer si elles proposent des biens ou des services à des résidents de l'UE ou si elles surveillent leur comportement en ligne (par exemple, au moyen de cookies sur les sites web).
- Le RGPD n'interdit pas le cold email : contrairement à un mythe répandu, le RGPD encadre uniquement la façon dont les entreprises collectent et traitent les données personnelles pour la prospection.
Découvrez à présent 7 conseils pour prospecter par mail tout en étant 100% conforme au RGPD !
7 conseils pour prospecter en conformité avec le RGPD
Conseil 1 : Ayez un objectif clair et un intérêt légitime
Avant d'envoyer votre mail, demandez-vous la raison de cet envoi. D'après le RGPD, vous devez impérativement avec un objectif clair pour traiter les données personnelles de vos prospects.
Cela peut être un intérêt commercial et légitime. Gardez en tête que vouloir vendre un produit ou un service n'est pas réellement un "intérêt légitime".
Veillez plutôt à ce que votre démarche soit en adéquation avec la profession ou le rôle du destinataire et qu'elle apporte une valeur ajoutée.
Exemple : si vous contactez un manager, axez votre approche sur l'optimisation des tâches de son équipe technique ou sur un point de douleur particulier.
Conseil 2 : Soyez clair sur qui vous êtes
Assurez-vous que le destinataire puisse savoir votre identité.
Ne masquez pas vos informations d'expéditeur.
Exemple : ne gaspillez pas le contenu de votre mail en parlant de vous. Ajoutez une signature claire et des liens vers vos réseaux sociaux. Veillez à avoir une adresse mail explicite.
Conseil 3: Proposez un lien de désabonnement
Proposez systématiquement à votre destinataire un lien de désabonnement ou d'opt-out dans votre mail.
Si ils se désabonnent, assurez-vous de ne plus les contacter ensuite.
Exemple : ajoutez une ligne à la fin de votre mail similaire à "Pas intéressé ? Cliquez ici pour ne plus recevoir de mails comme celui-ci."
Conseil 4 : Stockez les données de vos prospects en sécurité
Assurez-vous de toujours conserver les informations de vos contacts en lieu sûr et sécurisé.
Investissez dans des mesures de sécurité pour prévenir les violations et les fuites de données.
Exemple : cryptez votre liste d'adresses mails ou utilisez des plateformes CRM sécurisées comme Salesforce qui offrent des mesures de protection des données.
Conseil 5 : Mettez à jour votre base de données régulièrement
Maintenez une liste d'adresses mail propre et à jour. Vérifiez régulièrement les éventuels rebonds, les réponse d'absence et hors du bureau, ou tout autre indicateur que vous mails sont indésirables.
Exemple : une fois par mois, filtrez les mails qui rebondissent et assurez-vous que les prospects désabonnés ne continuent pas à recevoir vos messages.
Conseil 6 : Gardez une preuve sur votre moyen de collection de données
si un prospect à dévoilé publiquement son adresse mail (lors d'une conférence, en ligne ou en personne), conservez-en une trace. Il s'agit de votre preuve de consentement et le RGPD vous donne la permission de traiter cette donnée.
Exemple : si quelqu'un partage sa carte de visite avec vous lors d'un événement, conservez-la dans un fichier numérique.
Conseil 7: Demandez le double consentement
Ce n'est pas obligatoire par le RGPD, mais c'est une bonne pratique !
Un double consentement confirme le fait que la personne souhaite réellement être contactée par vous. Cela réduit les risques d'infraction ultérieure.
Exemple : "Merci pour la connexion ! Vous pouvez confirmer votre intérêt en cliquant ici."
Points à retenir
Vous pouvez parfaitement prospecter par cold email et être 100 % en conformité avec le RGPD. Tout est une question d'approche.
❌ Le RGPD ne dit pas "n'envoyez pas de cold email"
✔️ Le RGPD dit : "Si vous envoyez des cold emails, respectez les données personnelles et prospectez pour une raison particulière."
Adopter une communication claire, conservez uniquement les données nécessaires et mettre en évidence des options de désabonnement sont des moyens simples et efficaces de rester en conformité avec le RGPD.
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