Firma e-mail: elementi chiave, suggerimenti di progettazione e come creare

Ogni e-mail inviata è una rappresentazione della tua identità professionale e la tua firma e-mail funge da biglietto da visita virtuale.

Ma scegliere tra opzioni eleganti e minimaliste o audaci e multimediali può essere travolgente.

Ecco perché questa guida esplora i vari tipi disponibili, offre suggerimenti per scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze e fornisce istruzioni per creare firme che lascino un’impressione duratura.

Inoltre, otterrai i migliori esempi che ti aiuteranno a creare credibilità in vari settori e ad aumentare le risposte dei tuoi lead!

Generatore di firme e-mail

Se desideri iniziare subito a creare una firma e-mail in linea con le tue esigenze, puoi utilizzare questo generatore gratuito:

Cos’è una firma e-mail

Una firma e-mail è un blocco di testo che appare automaticamente alla fine di un messaggio di posta elettronica.

In genere contiene le informazioni di contatto del mittente, come nome completo, titolo professionale, nome dell’azienda, numero di telefono e sito Web.

Inoltre, potrebbe includere elementi aggiuntivi come link ai profili di social media o banner promozionali di un’azienda, che esamineremo in questo articolo.

Perché hai bisogno di una firma e-mail

Le firme e-mail sono importanti nella comunicazione professionale, poiché aumentano la credibilità e la professionalità senza sforzo.

Semplificano la comunicazione e rafforzano l’identità del marchio includendo i dettagli di contatto essenziali e gli elementi del marchio.

Inoltre, garantiscono la conformità legale laddove necessario, riducendo al minimo i rischi e garantendo il rispetto delle normative.

Le firme e-mail fungono da biglietto da visita digitale, lasciando un’impressione duratura senza troppi sforzi.

Cosa includere nella firma delle e-mail

La decisione sul numero di elementi da includere nella firma e-mail dipende da diversi fattori, tra cui le preferenze personali, i requisiti professionali e le aspettative del pubblico.

Ecco alcuni degli elementi chiave più ricorrenti nelle firme e-mail:

• Nome completo
• Titolo del lavoro
• Nome dell’azienda

Se desideri che i destinatari ti raggiungano nel modo più semplice possibile, puoi aggiungere informazioni di contatto, ad esempio:

• Telefono di contatto con prefisso internazionale
• Indirizzo: in caso di negozio/servizio locale

Non aggiungere dati di contatto che non controlli (ad esempio un servizio di chiamata di terze parti).

Per creare fiducia e credibilità, puoi anche collegarti a contenuti e profili professionali, come:

• Sito ufficiale
• Collegamenti ai social media

Dovresti sempre aggiungere link solo a qualcosa che ritieni utile per i destinatari.

A seconda delle tue preferenze, puoi anche aggiungere:

• Avvertenze legali
• La tua foto/logo aziendale
• Breve slogan professionale o CTA

5 consigli per progettare una firma e-mail efficace

1. Usa immagini ad alta risoluzione

Usa loghi o foto in primo piano chiari e di alta qualità. La dimensione ideale è di circa 300-400 pixel di larghezza.

Puoi ridurre i tempi di caricamento comprimendoli con strumenti come Adobe Photoshop, GIMP o strumenti online gratuiti come TinyPNG o Compressor.io

2. Usa una combinazione di colori

Scegli 2-3 colori (non di più) che riflettano il tuo marchio e abbiano un forte contrasto per la leggibilità.

Quando selezioni la tua tavolozza, puoi provare Coolors o Adobe Color.

Ad esempio, nell’interfaccia Coolors, puoi scegliere tra le tavolozze esistenti o generarne di tue.

3. Rendi il testo facilmente leggibile

Assicurati che i caratteri che usi nella tua firma siano facilmente scansionabili e dall’aspetto professionale.

Usare font come Arial o Helvetica è sempre una scelta sicura.

Inoltre, fai attenzione alla spaziatura tra i contenuti per evitare un aspetto ordinato.

4. Presta attenzione al layout

L’ordine in cui visualizzi le informazioni è fondamentale quando i potenziali clienti scansionano la tua firma.

L’approccio corretto sarebbe quello di evidenziare il nome, il titolo e il resto come informazioni chiave.

Puoi sfogliare le idee di layout utilizzando strumenti come Canva o Adobe Spark.

5. Assicurati che il tuo design sia ottimizzato per i dispositivi mobili

Poiché molte persone leggono le e-mail sui loro telefoni, è necessario testare la reattività con strumenti come Email on Acid o Litmus.

Due tipi di firme e-mail

1. Disegni di immagini (JPEG o PNG)

Le firme fisse delle immagini possono essere più accattivanti ma anche meno flessibili. Sono facili da creare ma non rispondono su dispositivi diversi e il testo non è selezionabile.

2. HTML

D’altra parte, i design HTML forniscono opzioni dinamiche e personalizzabili con layout reattivi e link cliccabili.

Tuttavia, richiedono conoscenze HTML, potrebbero essere visualizzate in modo incoerente tra i client di posta elettronica e potrebbero essere soggette a potenziali restrizioni di sicurezza.

Come creare la tua firma e-mail

Come creare una firma HTML?

Alcuni dei modi più semplici per creare la tua firma e-mail HTML sono:

1. Il generatore di firme gratuito di lemlist‍

a. Scegli il tuo modello

b. Aggiungere le informazioni che si desidera visualizzare

c. Esporta la tua firma

2. Chatta con GPT-4 con questo prompt:

Ehi GPT, potresti aiutarmi a creare una firma e-mail? Ho bisogno che includa:

Nome: [Il tuo nome]
Titolo del lavoro: [La tua qualifica]
Link al mio portfolio: [URL del tuo portfolio]
Un’immagine del mio viso: [Fornisci un URL alla tua immagine o descrivi l’immagine che vorresti usare]

Sentiti libero di aggiungere elementi descrittivi al tuo prompt, come «sfondo bianco» e «professionale», ecc.

Come creare una firma d’immagine?

Per creare un’immagine con la tua firma, ti consigliamo di utilizzare:

1. Software di progettazione grafica – Usa strumenti come Adobe Photoshop o GIMP, attingendo ai modelli integrati per una progettazione rapida.
2. Strumenti gratuiti online – Prova Canva per modelli facili da replicare.

Come aggiungere (o progettare) la tua firma nel tuo provider di posta elettronica

Come creare una firma con Microsoft Outlook (applicazione desktop)?

1. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nella scheda in alto a destra.

2. Nella scheda «Account», fai clic su «Firme».

Firma progettuale:

3. Fai clic su «Nuova firma» e assegnagli un nome.

4. Usa l’editor integrato per formattare il testo, aggiungere link e inserire immagini.

Aggiungere design esterni:

5. Per HTML: copia il codice HTML e incollalo direttamente nell’area di modifica.

6. Per le immagini: usa lo strumento di inserimento delle immagini nell’editor per aggiungere il tuo file di immagine.

Salvataggio e applicazione:

7. Fai clic su «Salva» e impostalo come predefinito per le nuove email e/o risposte/inoltri.

Come creare una firma con Gmail?

1. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra, quindi su «Visualizza tutte le impostazioni».

2. Vai alla scheda «Generale» e scorri verso il basso fino alla sezione «Firma».

Firma progettuale:

3. Fai clic su «Crea nuovo» e utilizza il rich text editor per formattare il testo, inserire link e immagini.

Aggiungere design esterni:

4. Per HTML: converti il tuo HTML in testo RTF e incollalo.

5. Per le immagini: fai clic sull’icona dell’immagine nella barra degli strumenti per caricare l’immagine.

Salvataggio e applicazione:

6. Fai clic su «Salva modifiche» nella parte inferiore della pagina.

Come creare una firma con Apple Mail?

1. Apri Apple Mail, vai su «Mail» nella barra dei menu e seleziona «Preferenze».

2. Fai clic sulla scheda «Firme».

Firma progettuale:

3. Seleziona il tuo account e-mail, fai clic sul pulsante «+» per creare una nuova firma.

4. Progetta direttamente nella scatola fornita.

Aggiungere design esterni:

5. Per HTML: progetta in un editor separato, quindi copia e incolla direttamente l’HTML.

6. Per le immagini: trascina l’immagine nella casella della firma.

Applicazione della firma:

7. Trascina la tua firma sull’account email desiderato.

Come creare una firma con Outlook.com?

1. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio > ‘Mail’ > ‘Scrivi e rispondi’.

Firma progettuale:

2. Usa la casella di testo e gli strumenti per la progettazione.

Aggiungere design esterni:

3. Per HTML: converti HTML in testo RTF e incolla.

4. Per le immagini: carica utilizzando lo strumento per le immagini.

Salvataggio e applicazione:

5. Seleziona le caselle pertinenti e salva.

Come creare una firma con Thunderbird?

Accesso alle impostazioni della firma:

1. Fai clic sull’icona del menu a discesa.

2. Vai su «Strumenti» > «Impostazioni account» > «Testo della firma».

Firma progettuale:

3. Incolla il tuo disegno (testo/HTML/immagine) nella casella: verrà visualizzato come codice HTML.

Applicazione della firma:

4. Non è necessario salvare, la nuova firma viene applicata automaticamente.

Buoni esempi di firma e-mail

1. Firme e-mail a freddo

Con le email fredde, miri a stabilire la credibilità senza sembrare troppo commerciali o come se la tua email fosse una newsletter di marketing.

Ecco quattro firme e-mail di vendita che hanno ottenuto le percentuali di clic più elevate tra tutte le campagne di posta elettronica a freddo in uno dei nostri studi.

Il cibo da asporto? Mantienilo conciso e, se necessario, includi link utili.

2. Firme di posta elettronica in rete

Quando invii email di rete, l’obiettivo della tua firma dovrebbe essere che le persone ti conoscano.

In questo caso, puoi iniettare una certa personalità per innescare la costruzione di relazioni.

Ecco alcune idee accattivanti per personalizzare la tua firma:

• Aggiungi un codice QR che rimanda a un fatto divertente, a una realizzazione personale o a una risorsa preziosa.
• Una menzione per hobby eccentrica come «Marketing Maestro by Day, World’s Okayest Chef by Night»
• Un motto personale come «Trova valore in ogni no, carburante per il sì».

3. Firme e-mail professionali/aziendali

In questo caso, l’obiettivo della tua firma è incarnare la cultura della tua azienda.

Alcune idee per distinguersi anche con firme strettamente aziendali:

• Prova le varianti festive: Crea una firma duplicata con uno o due elementi natalizi a cui i tuoi dipendenti possono passare una volta arrivato dicembre.
• Differenziare i reparti: Cambia i colori, le icone o altri elementi della tua firma per rappresentare i diversi reparti.

4. Firme e-mail nei settori creativi

L’obiettivo della tua firma in un ambiente creativo è mostrare il tuo lato creativo.

Idee creative:

• Grafica firmata: Aggiungi un piccolo pezzo della tua grafica o del tuo design.
• Tipografia creativa: Sperimenta con la tipografia che metta in risalto le tue capacità di progettazione.
• Elemento animato: Prendi in considerazione una GIF animata sottile e raffinata.

5. Firme e-mail per freelance/consulenti

Il tuo obiettivo è commercializzare il valore che apporti in modo sottile e coinvolgente.

Idea di personalizzazione:

• Video di saluto coinvolgente: Un link a un video in cui mostri la tua personalità e i tuoi servizi.

6. Firma del servizio clienti/supporto

L’obiettivo della tua firma quando lavori nei reparti di supporto è fornire le informazioni più utili in un unico punto.

Elementi di firma che supportano:

• Aggiungi i tuoi orari di assistenza (ad esempio, «dalle 9:00 alle 18:00, dal lunedì al venerdì»)
• Includi un link alla knowledge base o un’altra risorsa aziendale utile.
• Includi un link di contatto di emergenza.

Domande frequenti

Come faccio ad aggiungere icone cliccabili sui social media alla mia firma e-mail?

Per aggiungere icone di social media cliccabili alla tua firma e-mail, scarica icone di alta qualità.

Quindi, inserisci queste icone come immagini nel tuo editor di firme e-mail (ad esempio generatore di firme gratuito di lemlist).

Dopo aver inserito ciascuna icona, collegala ai tuoi profili sui social media.

Infine, verifica la tua firma per assicurarti che le icone siano cliccabili e conducano ai profili corretti.

Posso aggiungere un invito all’azione nella mia firma e-mail?

Sì! Includi un invito all’azione breve e coinvolgente, ad esempio invitare i contatti a incontrarti per una chat tramite lemcal crea un link o visita il tuo sito web.

C’è un formato specifico da seguire per creare una firma e-mail?

In genere, includi il tuo nome, la qualifica, l’azienda e, facoltativamente, ulteriori informazioni di contatto, logo o foto.

Esistono requisiti legali per le firme e-mail?

Questo varia in base al settore e alla regione. Alcune professioni richiedono esclusioni di responsabilità o dettagli normativi specifici.

Ecco perché è importante controllare sempre le linee guida legali pertinenti nella tua zona.

Conclusione

Ora hai tutto ciò di cui hai bisogno per creare la tua firma e-mail perfetta e avere un impatto duraturo sulla comunicazione online.

E ricorda, la chiarezza è fondamentale. Che tu ne scelga uno minimalista o opti per qualcosa di più visivo, assicurati che gli elementi diano valore ai destinatari.

Inoltre, tieniti informato sugli aggiornamenti e le modifiche nella compatibilità dei client di posta elettronica.

I client di posta elettronica possono aggiornare i propri motori di rendering, il che può influire sulla modalità di visualizzazione delle firme.

Per mantenere la compatibilità con le ultime versioni dei client di posta elettronica, rivedi e aggiorna regolarmente le tue firme secondo necessità!

Mihaela Cicvaric

Content Marketing Manager @ lempire | Sharing everything you need to get replies to your cold emails