Se esiti prima di inviare un’email a freddo perché non sei sicuro se sia legale fare outreach a freddo, non sei il solo.
Esiste un grande fraintendimento secondo cui le email a freddo non siano conformi al GDPR.
Il GDPR, ovvero il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, è una direttiva dell’Unione Europea pensata per proteggere i dati personali dei cittadini dell’UE.
E sì, riguarda anche l’invio di email per outreach.
Ma da nessuna parte è indicato che le email a freddo siano illegali. Tutto dipende da come lo si fa.
In questo articolo, chiariremo il mito relativo al GDPR e alle email a freddo e ti forniremo consigli pratici per inviare email a freddo che siano completamente legali.
Cos’è il GDPR?
Il GDPR, che sta per “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati”, è un regolamento dell’Unione Europea (UE) che disciplina come i dati personali dei cittadini dell’UE vengono raccolti, utilizzati e protetti dalle organizzazioni che operano all’interno dell’UE o che mirano a individui nell’UE.
Il regolamento stabilisce le regole per le organizzazioni su come devono gestire i dati personali.
Ecco cosa devi sapere sul GDPR:
- Si concentra sulla privacy individuale: il principio fondamentale del GDPR è quello di dare ai cittadini dell’UE il controllo sui propri dati personali. Concede loro il diritto di accedere, rettificare, cancellare e limitare il trattamento dei propri dati.
- Ha un ambito di applicazione ampio: il GDPR si applica a qualsiasi organizzazione che tratti i dati personali dei cittadini dell’UE, indipendentemente dalla posizione geografica dell’organizzazione. Anche le imprese al di fuori dell’UE devono conformarsi se offrono beni o servizi a residenti dell’UE o ne monitorano il comportamento online (ad esempio tramite cookie).
- Non vieta le email a freddo. Contrariamente a quanto molti credono, il GDPR stabilisce solo come le aziende devono raccogliere e trattare i dati personali per finalità di outreach. Utilizza i nostri 7 consigli qui sotto per assicurarti che la tua campagna di cold outreach sia conforme al GDPR.
7 suggerimenti per rendere la tua outreach conforme al GDPR
Suggerimento #1: Avere uno scopo chiaro e un interesse legittimo
Prima di inviare l’email, chiediti perché la stai inviando.
Secondo il GDPR, è necessario avere uno scopo chiaro per trattare i dati personali – e questo potrebbe essere un legittimo interesse commerciale.
Tuttavia, ricorda che il semplice desiderio di vendere qualcosa non costituisce un “interesse legittimo”.
Piuttosto, assicurati che la tua outreach sia rilevante per la professione o il ruolo del destinatario e possa portare un beneficio a quest’ultimo.
Ad esempio, se ti stai rivolgendo a un responsabile IT, discuti qualcosa che lo aiuti a semplificare i processi del suo team di sviluppo e a rendere il suo lavoro più facile.
Suggerimento #2: Sii trasparente su chi sei
Assicurati sempre che il destinatario sappia chi sei.
Ciò significa che non ci devono essere dettagli nascosti del mittente. Sii chiaro sulla tua identità e sull’azienda che rappresenti.
Ad esempio, non è necessario sprecare spazio nel contenuto della tua email parlando di te, ma assicurati di avere una firma chiara, includi link ai tuoi social e utilizza un indirizzo email esplicativo.
Suggerimento #3: Fornisci un’opzione di opt-out
Offri sempre un modo semplice per il destinatario di disiscriversi o rinunciare a ricevere le tue email.
Se scelgono di disiscriversi, assicurati di non inviare loro mai più email.
Ad esempio, aggiungi una riga alla fine della tua email, come: “Non interessato? Clicca qui per non ricevere più email come questa”.
Suggerimento #4: Conserva i dati dei tuoi potenziali clienti in modo sicuro
Se conservi indirizzi email o altri dati, devi assicurarti che siano protetti.
Investi in misure di sicurezza per prevenire violazioni dei dati.
Ad esempio, cripta la tua lista di email o utilizza piattaforme CRM sicure come Salesforce, che offrono misure di protezione dei dati.
Suggerimento #5: Aggiorna regolarmente il tuo database
Mantieni la tua lista email pulita e aggiornata. Controlla regolarmente eventuali bounce, risposte fuori ufficio o altri indicatori che le tue email non siano desiderate.
Ad esempio, dedica un giorno al mese per filtrare le email che rimbalzano e assicurarti che i potenziali clienti disiscritti non ricevano più le tue email.
Suggerimento #6: Conserva la prova di come hai ottenuto i dati di qualcuno
Se qualcuno ha condiviso pubblicamente il proprio indirizzo email (a una conferenza, online o di persona), assicurati di conservare sempre una traccia di ciò. Questa è la tua prova di consenso e, secondo il GDPR, dimostra che hai il permesso di contattare la persona.
Ad esempio, se qualcuno ti ha dato il suo biglietto da visita a una conferenza, puoi successivamente trasferire questi dettagli nei tuoi archivi digitali.
Suggerimento #7: Utilizza il double opt-in
Non è obbligatorio secondo il GDPR, ma è una buona prassi.
Il double opt-in garantisce che la persona voglia davvero ricevere tue notizie, riducendo il rischio di eventuali problemi di conformità in futuro.
Ad esempio, dopo che qualcuno ha mostrato interesse iniziale, invia un’email di follow-up: “Grazie per averci contattato! Conferma il tuo interesse cliccando qui.
Punti chiave
Puoi inviare email a freddo e rimanere conforme – tutto sta nell’approccio.
Il GDPR non dice “Non inviare email a fredd”. Dice “Se invii email a freddo, rispetta i dati personali e assicurati di avere motivazioni chiare per l’outreach”.
Passi come la comunicazione chiara, l’uso di dati minimi e l’offerta di semplici opzioni di opt-out sono modi semplici ma efficaci per rimanere conformi.
P.S. gli utenti di lemlist possono certificare che i dati dei loro potenziali clienti saranno raccolti secondo il GDPR, direttamente dalla loro app di outreach. Se vuoi far crescere la tua attività con le email a freddo evitando problemi legali, inizia qui la tua prova gratuita di 2 settimane!
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